Ресторани та кафе щодня генерують величезну кількість даних. Як власник чи керівник закладу, Вам обов’язково потрібно – використовувати ці дані для збільшення прибутку.
Напевно, легше це сказати, ніж зробити, чи не так?
Коли врахувати всі ці дані, усі ці звіти та зібрати висновки докупи – стає так само складно, як зібрати великий та непростий пазл. Так, це можливо. Але ці висновки застаріють, поки ви обробите цифри.
Для керівника вкрай потрібен спосіб взяти всі ці дані та перетворити їх на надійну “дорожню карту” для можливості прийняття своєчасних та зважених рішень.
Ось тут і знадобиться – аналітика ресторанів та кафе.
Ось тут ми й розглянемо різницю між операційною звітністю та аналітикою ресторанів та кафе. Розглянемо практичні приклади аналітики для закладу, яка допоможе вам бути в курсі подій у діяльності. Аналітика, яка є практичною та актуальною – допоможе вам збільшити продажі та скоротити витрати.
У операційному аналізі даних можливо визначити чотири категорії:
- Аналітика запасів та закупівель.
- Аналітика продажів у ресторанах та кафе.
- Склад та керування меню й загальним асортиментом.
- Аналітика персоналу та витрат на його утримання.
Давайте розглянемо, як ви можете використовувати ці дані для їх оптимізації та розвитку вашого закладу.
Аналітика запасів та закупівель
Відстежуйте фактичну кількість запасів, щоб мінімізувати втрати та вивільнити обігові кошти
Відстеження фактичної кількості запасів (підтримка відхилень запасів близьких до нуля) допомагає вам виявляти та усувати джерела втрат, такі як перевантаження товарних запасів, невідповідні методи зберігання, надмірне покриття, крадіжки тощо.
Аналіз запасів дозволяє вам відстежувати відхилення на операційному рівні та рівні окремих закладів. Ці дані також виявляють приховані витрати, які операційні керівники часто забувають перевірити. Наприклад, обігові кошти, які заблоковані у надлишкових запасах, таких як засоби для чищення, хімікати та посуд. Це дає вам можливість запобігти непотрібному накопиченню запасів, щоб ви могли використовувати ці гроші на заробітну плату та фінансування можливостей зростання.
Слідкуйте за зміною цін на товари, щоб забезпечити прибутковість меню
Аналіз зміни цін на товари надає вам миттєвий огляд усіх ваших інгредієнтів та цін закупівлі. Ви маєте побачити якщо постачальник змінює ціни в односторонньому порядку. Ви можете вжити заходів: відстежити ситуацію, попросити роз’яснень, забезпечити виконання або переглянути умови контракту, або перейти до іншого постачальника.
Використовуйте цей аналіз для перевірки прибутковості меню. Навіть невеликі зміни в ціноутворенні з боку постачальників можуть призвести до суттєвого збільшення вартості деяких страв меню. Відстеження цих змін дає вам можливість внести корективи до рецептів, перш ніж вони стануть нерентабельними.
Зверніть увагу на методи замовлення, щоб скористатися оптовими знижками
Коли ви вводите дані про закупівлі в облікову програму, та робите її аналіз – продуктів харчування та напоїв, ви отримуєте доступ до цієї “перлини розуміння” – знання того, скільки та з якою періодичністю йде замовлення певних товарів та їхніх груп.
Таким чином, ви можете визначити невеликі замовлення, на які не поширюються ваші узгоджені ціни.
Щойно ви знайдете ці закупки, доручіть відповідальним дотримуватися мінімальних обсягів, необхідних для отримання знижок (якщо дозволяє зберігання) та “правильних” цін. Оптимізуйте ці процеси та знайдіть доцільні можливості збільшення доходу. Саме ваша аналітика зможе це показати.
Визначте торгові точки та відповідальних кухарів, які займаються хибними закупівлями
Для деяких закладів вважається нормальним, що в середині зміни в них закінчуються інгредієнти. У такому разі шеф-кухар може відправити когось до найближчого продуктового магазину. Такі незаплановані покупки можливо назвати “хибними” покупками й вони вплинуть на ваш прибуток.
Такі витрати, як відомо, достатньо важко помітити.
Стежити за процесом набагато простіше, коли можна відстежувати кожен інгредієнт і пов’язувати його з постачальником. Якщо ви бачите, що деякі з ваших інгредієнтів мають негативний результат (тобто кухня надіслала страву, для якої в системі не було інгредієнтів), можна припустити незареєстроване споживання. Потрібно встановіть чіткий та доцільних поріг для несанкціонованих покупок.
Головна мета – звести їх до нуля .
Якщо окремі заклади або кухарі роблять це постійно, перегляньте їхні методи замовлення та поспілкуйтеся зі співробітниками, відповідальними за планування запасів.
Аналітика продажів у ресторанах та кафе
Встановіть реалістичні бюджети для конкретних підрозділів та загально у закладі, враховуючи історичні тенденції продажів
Завдяки точним даним про продажі за підрозділом чи закладом, ваші рішення щодо бюджетування стають надзвичайно цілеспрямованими. Вам не потрібно нічого «приблизно оцінювати», оскільки оцінки мають базуватися на щомісячних/річних тенденціях.
Тож замість того, щоб складати бюджет на шість місяців (і в результаті отримувати значні відхилення), ви маєте складати бюджет щомісяця або щотижня (і бути майже абсолютно точними).
Якщо ви досягнете 100-відсоткової точності прогнозного бюджету, це покращить ваше операційне планування. Наприклад, якщо ви перевищите цілі за перший квартал, ви можете почати думати про ініціативи щодо зростання. Якщо ви трохи нижче своїх цілей, ви можете звернути увагу на витратну частину, щоб побачити, де можна (й як) оптимізувати витрати. Або переглянути свої маркетингові зусилля.
А якщо у вас справді не вистачає ресурсів, ви можете вирішити відкласти план розширення, доки не з’ясуєте, що пішло не так в операційній діяльності закладу.
Прогнозуйте майбутні продажі та плануйте бюджет на основі даних клієнтів
Існує багато способів використання даних клієнтів для отримання додаткового прибутку у закладі, наприклад, шляхом прогнозування попиту. Ось лише кілька прикладів аналітики, яку ви отримаєте, використовуючи дані про продажі страв та напоїв:
- Дані про кількість гостей та “групи відвідування” — сплануйте розташування обідньої зони, щоб максимізувати свій прибуток. Якщо ви зазвичай обслуговуєте невеликі групи (окремих гостей або пари), використовуйте менші столи (двійки/трійки), щоб ви могли розмістити більше відвідувачів. Щоб обслуговувати більші групи (від шести гостей), сплануйте з’єднання столів таким чином, щоб не зменшувати загальну кількість гостей.
- Дохід на кількість гостей – переконайтеся, що у вас завжди є повний (достатній) штат персоналу, оскільки ці гості готові платити за їжу та за враження (якщо ви змусите їх занадто довго чекати, вони, ймовірно, не повернуться).
Низький дохід? Ви можете розглянути можливість планування меншої кількості офіціантів у години пік, якщо збільшення вартості робочої сили зменшить ваш прибуток. Порада – робити це лише в тому випадку, якщо ви керуєте швидким обслуговуванням клієнтів і не обслуговуєте постійних клієнтів. Тривалий час очікування сам по собі є вбивцею доходу.
- Низький рівень відвідуваності в певні дні – припустимо, що трафік і продажі в одному з ваших закладів різко падають кожного третього понеділка місяця (лише в літні місяці). Це може бути пов’язано зі зміною розкладу руху автобусів/трамваїв, непрацюючою офісною будівлею або чимось іншим. Людині важко помітити таку закономірність. Але це яскравий приклад релевантної аналітики ресторану або кафе, яка може допомогти вам у прийнятті рішень. Тепер, коли ви знаєте про це, ви можете вирішити закрити заклад у цей день або ж залишити неповний штат працівників, щоб мінімізувати витрати на персонал.
Змініть бізнес-модель на більш прибуткову завдяки даним каналів збуту
Більшість операторів громадського харчування обережно експериментують зі своєю бізнес-моделлю. Рішення щодо зміни існуючих або додавання нових каналів збуту приймаються дуже повільно, оскільки вони ризикують порушити початкову модель, що генерує прибуток.
Тож як ви все ще можете скористатися цими – потенційно дуже прибутковими – ризиками, мінімізуючи ризик для вашого існуючого бізнесу?
Все зводиться до контролю .
За допомогою аналітики ви можете уважно стежити за всіма своїми каналами збуту та оцінювати їх у режимі реального часу. Наприклад, якщо ви керуєте мережею ресторанів або кафе, де можна замовити їжу на винос, ви можете організувати додаткових працівників на кухні в ті дні, коли діє режим самовивозу. Якщо це виявиться прибутковим, ви можете розглянути можливість додавання окремого “вікна” для їжі на винос + зони приготування їжі до деяких ваших закладів. За допомогою невеликого маркетингового поштовху це може стати прибутковим потоком доходу, який ви зможете масштабувати.
Річ у тім, що ви контролюєте ситуацію – у вас є прозорість та інформація – і ви швидко можете оцінити прибутковість кожного каналу, який ви вирішите використовувати.
Те саме стосується й зовнішніх послуг.
Розробка меню та висновки щодо його проєктування
Слідкуйте за меню за допомогою матриці розробки меню «завжди ввімкнено»
Аналітика може постійно розраховувати прибутковість та популярність страв вашого меню. Там, де раніше вам доводилося втрачати дні на кожний підрозділ або заклад, тепер у системі обліку ви маєте доступ до точних даних у режимі реального часу в будь-який момент.
Тепер ви приймаєте рішення, що стосуються конкретного підрозділу, які впливають на кінцевий результат, такі як:
- Стимулювати гостей замовляти страви та напої з високою націнкою, та/чи які мають недостатні обсяги продажу.
- Доручити офіціантам пропонувати продукцію з найвищою маржею (максимально вигідні для закладу й відповідні до очікування гостя), коли їх просять надати рекомендації.
- Приберайте страви, які приносять збитки (або переосмисліть рецепти, щоб вони були прибутковими й тут – без варіантів).
Таке безперервне відстеження прибутковості меню перетворює розробку меню на серію поступових налаштувань, що збільшують прибуток, замість щорічного «Аве Марія», де ви підраховуєте цифри та сподіваєтеся, що випадково не зіпсували всю свою концепцію.
Слідкуйте за тим, як ціноутворення, подача та відходи впливають на “здоров’я” вашого меню
Завдяки постійній аналітиці страв та напоїв ви не покладаєтеся на свій звіт про прибутки та збитки, щоб дізнатися про проблеми з вашим меню. Натомість ви бачите це одразу – за фактом, тому можете діяти негайно. Наприклад, облікові програми дозволяють налаштувати огляди категорій меню в матриці – “продажі/дохід” (закуски, основні страви, десерти). Таким чином, ви відстежуєте їхню ефективність у режимі реального часу.
Коли товар стає нерентабельним або непопулярним, ви можете початково оцінити звичайні причини – ціни постачальників, відходи або надмірне покриття. Визначивши “винуватця”, ви можете вжити заходів (призупинити продажі, змінити інгредієнти або навчити персонал кількості необхідних продажів), перш ніж ваш прибуток постраждає.
Відстежуйте собівартість страв на рівні рецептів та виводьте надмірно витратні позиції з витрат закладу
Розрахунок собівартості страв та напоїв для всього меню потрібно робити достатньо часто, бо щоб щось змінити – займає багато часу.
Якщо ви все робите вручну, то так.
Облікові програми з аналітикою закладу, зроблять це за вас – у автоматичному режимі. Все, що вам потрібно робити, це періодично переглядати панель рецептів та їх калькуляції, щоб побачити, чи (і наскільки) зростання цін на продукти харчування зменшує вашу норму прибутку. Тож замість того, щоб дозволяти цим витратам на продукти харчування неконтрольовано зростати, ви можете виправити те, що стало причиною скорочення доходу.
Часто для цього вам доведеться вивести товар з продажу, щоб глибше дослідити його (перевірити рецепти з розрахунковою вартістю, ціни постачальників та упаковку, відходи тощо). Але це завжди краще, ніж опинитися в збитковому стані на тисячі гривней після місяців продажу товару, який навіть не виходить “на нуль”. Як тільки ви зрозумієте, що відбувається, ви можете спробувати можливі оптимізації: зменшити розмір порції, змінити інгредієнти або замінити дорогі гарніри на дешевші, щоб відновити свою норму прибутку.
Аналітика – персонал та вартість його утримання
Знайдіть своїх найкращих продавців додаткових товарів і попросіть їх поділитися своїм досвідом з продажу
Ось один приклад аналітики ресторану, яка може збільшити дохід на кілька відсоткових пунктів у вашому закладі. Все, що ви робите, це з’ясовуєте, хто ваші найкращі співробітники – офіціанти, які можуть легко запропонувати відвідувачам додаткову послугу на найприбутковіші (незавжди – найдорожчі) страви з вашого меню – й дізнаєтесь, що вони роблять по-іншому.
Коли ви будете бачити аналітику – дані про продажі та співробітників у своєї обліковій програмі, ви отримаєте можливість побачити, які офіціанти мають найвищу середню вартість транзакцій (середній чек). Завжди потрібно шукайти офіціантів, які винятково добре працюють у зазвичай повільні зміни (понеділки чи вівторки вранці). Це саме ті люди, які знають та вміють продавати. Зустріньтеся з ними (або навіть спостерігайте за ними під час роботи), щоб зрозуміти, що вони роблять по-іншому. Додайте отримані знання до посібника з навчання офіціантів … або ж ви можете попросити цих співробітників провести навчальні сесії для решти вашої команди. Звичайно, за додаткову й цікаву для них – винагороду.
Плануйте ефективні графіки роботи, враховуючи продуктивність праці
Менеджери середніх та великих закладів часто складають графік роботи персоналу, орієнтуючись на щоденне навантаження та враховуючи тенденції продажів. Але, якщо ви можете розподілити продуктивність на робочі години, ви можете ще більше максимізувати прибуток, гарантуючи, що жоден з ваших сервісів не простоїть без діла.
Графік продажів за людино-годину – це приклад аналізу роботи ресторану або кафе, який дозволить вам впевнено приймати рішення щодо планування. Наявність цієї граничної точки дозволяє вам зрозуміти, чи ефективно ви плануєте навантаження своїх співробітників.
Аналітика ресторанного бізнесу відповідає на ваші справжні запитання…
«Чи варто нам відкривати наші нові заклади й коли саме це найкраще зробити?»
«Чому падає прибутковість меню та що ми можемо з цим зробити?»
«Наскільки ми можемо змусити цього постачальника знизити ціни?»
Це дійсно, звичайні й справжні бізнес-питання… з реальною бізнес-вигодою, яку ви отримуєте, коли відповідь адаптована до вашої діяльності.
І хоча аналітика ресторанів – це не “чарівна таблетка”, й сама собою вона не зробить роботу за Вас.
Але…
Аналітичні дані справді вказують вам правильний напрямок. Вони структурують дані та роблять їх практичними, надаючи контекст часто заплутаним рядкам чисел. Найголовніше, що аналітичні дані дозволяють Вам реагувати на події за фактом їх виникнення, тому вам не потрібно покладатися на вже “застарілі” звіти про прибутки та збитки або, що ще гірше – на передчуття.
Секрет успіху в ресторанному бізнесі полягає в тому, щоб працювати розумніше… а не тільки старанніше, цього вже давно – недостатньо.