Рестораны и кафе каждый день генерируют множество данных. Как владелец или управляющий заведением, Вам обязательно нужно использовать эти данные для увеличения прибыли.
Наверное, это легче сказать, чем сделать, не правда ли?
Когда получится свести все эти данные, сформировать все отчеты и собрать вместе все итоги – становится все так же сложно, как собрать большой и непростой пазл. Да, это возможно. Но собранные выводы могут устареть, пока вы делаете обработку цифр.
Для менеджера крайне необходим способ взять все эти данные и превратить их в надежную «дорожную карту» для возможности принятия своевременных и взвешенных решений.
Вот здесь и пригодится – аналитика ресторанов и кафе.
Поэтому мы рассмотрим разницу между операционной отчетностью и аналитикой ресторанов и кафе. Приведем практические примеры аналитики для заведения, которые помогут вам быть в курсе событий в операционной деятельности. Аналитика, достоверная и актуальная – поможет вам увеличить продажи и сократить расходы.
В операционном анализе данных можно определить четыре категории:
- Аналитика товарных запасов и закупок.
- Анализ продаж в ресторанах и кафе.
- Состав и управление меню и общим ассортиментом.
- Аналитика — персонал и расходы по его содержанию.
Давайте рассмотрим, как вы можете использовать эти данные для их оптимизации и развития вашего заведения.
Аналитика товарных запасов и закупок
Отслеживайте фактическое количество запасов, чтобы минимизировать потери и высвободить оборотные средства
Отслеживание и контроль фактического количества запасов (поддержка отклонений запасов близких к нулю) помогает Вам выявлять и устранять источники потерь, такие как избыток товарных запасов, несоответствующие методы хранения, чрезмерные закупки, кражи и т.д.
Анализ запасов позволяет отслеживать отклонения на операционном уровне и уровне отдельных заведений. Эти данные также выявляют скрытые расходы, которые операционные менеджеры часто забывают проверить. Например, оборотные средства, которые заблокированы в избыточных запасах, таких как чистящие средства, химикаты и посуда. Это дает вам возможность предотвратить ненужное накопление запасов, чтобы Вы могли использовать эти деньги на заработную плату и финансирование возможностей роста.
Следите за изменением цен на продукты, чтобы обеспечить прибыльность меню
Анализ изменения цен на продукты и товары дает Вам быстрый обзор всех ваших ингредиентов и цен закупки. Вы должны увидеть, если поставщик изменяет цены в одностороннем порядке. Вы можете принять необходимые меры: отследить ситуацию, попросить разъяснений, обеспечить выполнение ценовых договоренностей или пересмотреть условия контракта и перейти к другому поставщику.
Используйте этот анализ для проверки доходности меню. Даже небольшие изменения в ценах закупки со стороны поставщиков, могут привести к значительному увеличению стоимости части блюд меню. Отслеживание этих изменений дает вам возможность внести коррективы в рецептуру, прежде чем они станут нерентабельными.
Обратите внимание на методы заказа сырья, чтобы воспользоваться оптовыми скидками
Когда Вы вводите данные о закупках в учетную программу и делаете их анализ – продуктов и напитков, Вы получаете доступ к этой «жемчужине понимания» – знание того, сколько и с какой периодичностью производится заказ определенных продуктов и товарных групп.
Таким образом, вы можете определить небольшие заказы, на которые не распространяются согласованные цены.
Как только Вы определите эти закупки, поручите ответственным соблюдать минимальные объемы, необходимые для получения скидок (если позволяет хранение) и поддержание “правильных” цен закупки. Оптимизируйте эти процессы и найдите подходящие возможности для увеличения дохода. Именно данная аналитика поможет это реализовать в работе.
Определите места закупки и ответственных поваров, которые выполняют неправильные закупки
Для некоторых заведений считается нормальным, когда в течение рабочей смены у них могут заканчиваться некоторые ингредиенты. В этом случае шеф-повар может отправить кого-нибудь в ближайший продуктовый магазин. Такие незапланированные покупки можно назвать «неправильными» покупками и они влияют на Вашу прибыль.
Такие издержки, как мы понимаем, довольно тяжело заметить, особенно при интенсивном движении сырья.
Следить за процессом гораздо проще, когда можно контролировать каждый ингредиент и увязывать его с поставщиком. Если вы видите, что некоторые из ваших ингредиентов имеют отрицательный результат (т.е. кухня отдала блюдо, для которого в системе не было ингредиентов), можно предположить «незарегистрированное потребление». Необходимо установить четкие и целесообразные пороги для несанкционированных покупок.
Главная цель – свести их к нулю.
Если отдельные заведения или повара делают это постоянно, пересмотрите их методы заказа и пообщайтесь с сотрудниками, ответственными за планирование закупок.
Аналитика продаж в ресторанах и кафе
Установите реалистические бюджеты для конкретных подразделений и всего заведения, учитывая исторические тенденции продаж
Благодаря точным данным о продажах по подразделению или заведению, Ваши решения по бюджетированию становятся точными и целенаправленными. Вам не нужно ничего «приблизительно оценивать», поскольку оценки должны базироваться на ежемесячных/годовых тенденциях.
Поэтому вместо того, чтобы составлять бюджет на шесть месяцев (и в результате получать значительные отклонения), Вы должны составлять бюджет ежемесячно или еженедельно (и быть почти абсолютно точными).
Если вы достигнете 100% точности прогнозного бюджета, это значительно улучшит Ваше операционное планирование. Например, если вы превысите показатели за первый квартал, Вы можете начать думать о возможном росте. Если Вы немного ниже своих целей, необходимо обратить внимание на расходную часть, чтобы увидеть, где можно (и как) оптимизировать затраты. Или пересмотреть свои маркетинговые усилия.
А если у вас действительно не хватает ресурсов, Вы можете решить отложить планы расширения до тех пор, пока не выясните, что пошло не так в операционной деятельности заведения.
Прогнозируйте будущие продажи и планируйте бюджет на основе данных о клиентах
Существует много способов использования данных о клиентах для получения дополнительной прибыли в заведении, например путем прогнозирования спроса. Вот несколько примеров аналитики, которую Вы получите, используя данные о продаже блюд и напитков:
- Данные о количестве гостей и «группах посещения» — планируйте расположение обеденной зоны, чтобы максимизировать свою прибыль. Если Вы обычно обслуживаете небольшие группы (отдельных гостей или пары), используйте меньшие столы (двойки/тройки), чтобы было возможно разместить больше гостей. Для обслуживания больших групп (от шести гостей), используйте объединение столов таким образом, чтобы не уменьшать общее количество размещения гостей в зале.
- Доход на количество гостей – убедитесь, что у Вас всегда есть полный (достаточный) штат персонала для обслуживания, поскольку гости готовы платить за еду и положительные эмоции (если Вы заставите их слишком долго ждать, они, вероятно, больше не вернутся).
Недостаточный доход? Вы можете рассмотреть возможность планирования меньшего количества персонала в «часы пик», если увеличение стоимости заработной платы уменьшит вашу прибыль. Рекомендация – делать это только в том случае, если Вы управляете заведением с «быстрым обслуживанием» клиентов и не обслуживаете гостей в формате классического сервиса. Долгое время ожидания сам по себе является — убийцей дохода. - Низкий уровень посещаемости в определенные дни – допустим, что посещаемость и продажи в одном из ваших заведений резко падают каждый третий понедельник месяца (только в летние месяцы). Это может быть связано с изменением расписания движения общественного транспорта, неработающим офисным зданием или чем-либо другим. Человеку трудно заметить такую закономерность. Это яркий пример релевантной аналитики ресторана или кафе, которая может помочь Вам в принятии решений. Теперь, когда Вы знаете об этом, сможете решить — закрыть заведение в этот день или оставить неполный штат сотрудников, чтобы сократить расходы на персонал.
Измените бизнес-модель на более прибыльную благодаря дополнительных каналам сбыта
Большинство операторов общепита осторожно экспериментируют со своей бизнес-моделью. Решение по изменению существующих или добавлению новых каналов сбыта принимаются очень медленно, поскольку всегда есть риск нарушить действующую модель, генерирующую прибыль.
Так как Вы, все еще можете воспользоваться этим потенциалом, несмотря на риски — его важно минимизировать для Вашего существующего бизнеса.
Все сводится к контролю.
С помощью аналитики можно внимательно следить за всеми действующими каналами сбыта и оценивать их в режиме реального времени. К примеру, если вы управляете сетью ресторанов или кафе, где можно заказать еду на вынос, Вы можете добавить дополнительных работников на кухне в те дни, когда действует режим самовывоза. Если это окажется прибыльным, Вы сможете рассмотреть возможность организации отдельного «окна» для еды на вынос + зоны приготовления дополнительных блюд или полуфабрикатов в другие Ваши заведения. За счет небольшого маркетингового толчка это может стать прибыльным потоком поступлений, который Вы сможете масштабировать.
Дело в том, что Вы контролируете ситуацию – у вас есть прозрачность и информация – и Вы можете быстро провести оценку доходности для каждого отдельного канала, который Вы решите использовать.
То же касается и внешних услуг.
Это канал, который Вам приносит деньги? Вы просто заставляете своих работников кухни работать на полную мощность и едва выходите на ноль? Ваши данные о продажах в сочетании с данными о распределении каналов показывают это. Теперь Вы можете решить, подходит ли Вам оставаться с BoltFood и Glovo… или лучше Вам отказаться от посредников, занимаясь собственной доставкой.
Разработка меню и выводы по его проектированию
Следите за меню с помощью матрицы разработки меню «всегда включено»
Анализ может постоянно показывать оценки прибыльности и популярности блюд вашего меню. Там, где раньше Вам приходилось терять дни на каждое подразделение или заведение, теперь в системе учета у Вас есть доступ к точным данным в режиме реального времени в любой момент.
Теперь Вы принимаете решения, касающиеся конкретного подразделения, влияющих на конечный результат, такие как:
- Стимулировать гостей заказывать блюда и напитки с высокой наценкой и/или имеющие недостаточные объемы продаж.
- Поручить официантам предлагать продукцию с высокой маржой (максимально выгодные для заведения и соответствующие ожиданиям гостей), когда их просят предоставить рекомендации.
- Убирайте блюда, которые приносят убыток (или переосмыслите рецептуру, чтобы они были прибыльными и здесь – без вариантов).
Такое непрерывное отслеживание доходности меню превращает его разработку в серию «постепенных настроек», увеличивающих прибыль вместо ежегодного «Аве Мария», где Вы подсчитываете цифры и надеетесь, что случайно не испортили всю свою концепцию.
Следите за тем, как ценообразование, подача и отходы влияют на «здоровье» Вашего меню
Благодаря постоянной аналитике блюд и напитков, Вы не полагаетесь на свой итоговый отчет о прибылях и убытках, чтобы узнать о проблемах с вашим меню. Вместо этого вы видите это сразу – по факту, поэтому можете действовать немедленно. Например, учетные программы позволяют настроить обзор категорий меню в матрице – “продажи/доход” (закуски, основные блюда, десерты). Таким образом вы отслеживаете их эффективность в режиме реального времени.
Когда товар становится нерентабельным или непопулярным, вы можете оценить обычные причины – цены поставщиков, отходы или недостаточные продажи. Определив «виновника», вы сможете принять меры (приостановить продажи, изменить состав сырья или мотивировать персонал к необходимому количеству продаж), прежде чем ваша прибыль пострадает.
Отслеживайте себестоимость блюд на уровне рецептуры и выводите чрезмерно затратные позиции из меню
Расчет себестоимости блюд и напитков для всего меню нужно делать достаточно часто, потому что внести изменения – занимает достаточно много времени.
Если Вы все делаете вручную, то да.
Учетные программы с аналитикой заведения сделают это за вас – в автоматическом режиме. Все, что вам нужно делать, это периодически просматривать панель рецептов и их калькуляции, чтобы увидеть, (и насколько ли) рост цен на сырье уменьшает Вашу норму прибыли. Поэтому вместо того, чтобы позволить этим расходам на сырье неконтролируемо расти, Вы можете исправить то, что стало причиной сокращения дохода.
Часто, для этого, Вам придется вывести товар из продаж, чтобы глубже исследовать причины (проверить рецептуру с расчетной себестоимостью, цены поставщиков и упаковку, отходы и т.п.). Но это всегда лучше, чем оказаться с убытками на тысячи гривней после месяцев продажи, товара который не выходит «в ноль». Как только Вы разберетесь, что происходит, вы сможете попробовать варианты оптимизации: уменьшить размер порции, изменить ингредиенты или заменить дорогие гарниры на более дешевые, чтобы восстановить свою норму прибыли.
Аналитика – персонал и стоимость его содержания
Найдите своих лучших продавцов товаров и попросите их поделиться своим опытом продаж
Вот один из примеров аналитики ресторана, которая поможет увеличить доход на несколько процентных пунктов в вашем заведении. Все, что вы делаете, это выясняете, кто ваши лучшие сотрудники – официанты, которые могут легко предложить гостю услугу на самые прибыльные (не всегда – самые дорогие) блюда из вашего меню – и узнаете, что они делают по-другому.
Когда вы будете видеть аналитику – данные о продажах и сотрудниках в своей учетной программе, вы получите возможность оценить, кто из официантов имеет наибольший продажи и средний чек. Всегда нужно рассматривать официантов, которые хорошо продают в обычные «тихие» дни (понедельники или вторники утром). Это те люди, которые знают и умеют продавать. Познакомьтесь с ними ближе (или даже наблюдайте за ними во время работы), чтобы понять, что они делают по-другому. Добавьте полученные знания к пособию по обучению официантов… или же вы можете попросить этих сотрудников провести обучение для остальной вашей команды. Конечно, за дополнительное и интересное для них – вознаграждение.
Планируйте эффективные графики работы, учитывая производительность
Менеджеры средних и крупных заведений часто составляют график работы персонала, ориентируясь на ежедневную нагрузку и учитывая тенденции продаж. Но если вы сможете распределить производительность на рабочие часы, это поможет еще больше увеличить прибыль заведения, гарантируя, что ни один из ваших сервисов не будет «стоять» без дела.
График продаж за человеко-час – это пример анализа работы ресторана или кафе, который позволит вам уверенно принимать решения по планированию. Наличие «пограничной точки» контроля позволяет вам понять, эффективно ли вы планируете нагрузку своих сотрудников.
Аналитика ресторанного бизнеса отвечает на ваши вопросы…
«Стоит ли открывать новые заведения и когда это лучше всего сделать?»
«Почему падает прибыльность меню и что мы можем с этим делать?»
«Насколько мы можем заставить этого поставщика снизить цены?»
Это действительно обычные и реальные бизнес-вопросы… с реальной бизнес-выгодой, которую вы получаете, когда ответ адаптирован к вашей деятельности.
И хотя аналитика ресторанов – это не «волшебная таблетка», и сама по себе она не сделает работу за Вас.
Но…
Аналитические данные действительно указывают правильное направление. Они структурируют информацию и делают ее «практическим руководством», предоставляя контекст к часто запутанным строкам чисел. И самое главное, это то, что аналитические данные позволяют Вам реагировать на события по факту их возникновения. Поэтому, Вам не нужно полагаться на уже не совсем актуальные отчеты о прибылях и убытках или, что еще хуже – на свои «ощущения».
Секрет успеха в ресторанном бизнесе состоит в том, чтобы работать умнее… а не только усерднее, этого уже давно – недостаточно.