За «внутрішньою» статистикою звернень до компанії за консультаційними послугами для ресторанів та кафе, більше 60% надходять з запитами оптимізації обліку та покращення фінансових результатів роботи закладів.

Відповідно, ці оцінки потребують обов’язкове проведення фінансового аналізу роботи проекту та його системи управлінського обліку.

Тож, ми вирішили розібрати деякі з найбільш суттєвих помилок у системі обліку проектів.

«Безоплатне» користування приміщенням

Це, мабуть, одна з найбільш характерних помилок, яку ми зустрічали в управлінському обліку закладів – відсутність комерційної вартості оренди приміщень, коли вони є власністю власників бізнесу.

Іншими словами, не маючи фактичних нарахувань та оплати витрат на оренду власного приміщення для роботи закладу, цей вид витрат не враховується для розрахунків ефективності роботи проекту і умовно, завищує його показники прибутковості.

Для можливості реалістичних розрахунків ресторанного бізнесу (як і будь-якого іншого), він має ефективно працювати у звичайних ринкових умовах. Відповідно, для роботи проекту навіть у власному приміщенні, усе одно має бути нарахована та обліковуватися «умовна» орендна плата, яка має впливати на розрахунок прибутку та прибутковості проекту.

Ресурси без обліку їх вартості

Також, достатньо поширена ситуація, коли у Власника ресторану або кафе, є ще один чи декілька працюючих бізнесів і він безоплатно використовує «стороні» ресурси у проекті.

Частіше за усе – це фахівці (бухгалтери, господарники, охоронці, водії та інше), які працюють на «основний» бізнес Власника і як «суспільне навантаження» приймають участь в супроводжені ресторанного проекту. Також, це може бути безоплатний «транспортний» або інший «зовнішній» ресурс.

Як і для попереднього випадку – «безоплатних» ресурсів не буває і їх «штучне» створення, також не дає ринкового відображення фактичних витрат проекту і відповідно, його прибутковості.

Використання вартості закупки сировини замість собівартості продажу

Останнім часом, вже не дуже характерна та наявна, але суттєва помилка в організації обліку, яка зазвичай виникала за рахунок невикористання, або некоректного використання облікових програм.

«Базовим» аргументом було – «ми приблизно, закуповуємо кожний місяць на однакову суму сировини і не використовуємо відтермінування платежів». Але, не зважаючи на приблизно схожі суми закупки сировини, її собівартість завжди буде відрізнятися і це буде безпосередньо впливати на дохід з продажу.

Відповідно, маючи некоректний розрахунок третини усіх витрат проекту, похибка розрахунку прибутковості – буде мати суттєві розбіжності.

Завжди, для розрахунку собівартості продажів, має використовуватися розрахункова калькуляційна собівартість страв та напівфабрикатів, яка й буде формувати фудкост роботи закладу.

Також, не рекомендуємо використовувати будь-які додаткові «донарахування» до собівартості (вартість доставки, специфічне пакування, якісь комунальні послуги та таке інше), що відповідно буде відображувати неринкову (фактичну) вартість сировини. Собівартість – окремо, додаткові витрати – також, окремо.

Врахування додаткових витрат до собівартості – може бути доцільним тільки як комерційна оцінка «каналів постачання» та «собівартості виробництва», і може відображувати загальну доцільність постачання та виробництва цієї продукції.

Де мої гроші?

Цікава та достатньо характерна ситуація – за розрахунками звіту про фінансовий результат, заклад отримав прибуток, але не може його виплатити власнику за його бажанням у певний календарний термін.

Зазвичай, після закриття місяця та підготовки фінансових результатів, відбувається виплати для власників – прибутку проекту. І усе було б добре (є прибуток – можливо його отримати), якщо ці платежі були синхронізовані з усіма іншими виплатами та календарним графіком. Нажаль, це відбувається не завжди.

Нерозуміння цього питання може привести до «внутрішнього напруження» (де мої гроші?) та заважати нормальному функціонуванню проекту.

Відповідно до цього, обов’язково має бути складений та прогнозований щомісячний план-графік проведення загальних платежів з акцентами на обов’язкові виплати та їх календарні межі (комунальні платежі, податки, сервісні послуги та інші). Далі, враховуючи графік надходжень закладу, визначити можливі дати для проведення «внутрішніх» розрахунків та розрахунків з постачальниками.

Крім цього, має бути враховані усі фактичні «активи» проекту, які можуть бути на кінець облікового періоду – грошові кошти, товарні залишки, заборгованість з боку клієнтів/партнерів (служби доставки та інші) та впливати на можливість розрахунків. Прибуток може бути розподілений між грошима, товарами та заборгованістю і необов’язково (частіше навпаки) у залишках грошей.

Тож ефективне налаштування керуванням обігом грошових коштів є також дуже важливим процесом у керуванні та обліку.

Це є вибірковий перелік «нюансів», на яких ми хотіли би зупинитись цього разу.

Далі буде.

Успіху та задоволених Гостей.

Усім нам мирного неба в Україні!