По «внутренней» статистике обращений в компанию за консультационными услугами для ресторанов и кафе, более 60% поступают с запросами оптимизации учета и улучшения финансовых результатов работы заведений.

Естественно, эти оценки нуждаются в обязательном проведении финансового анализа работы проекта и его системы управленческого учета.

Мы решили разобрать некоторые из наиболее существенных ошибок в системе учета проектов.

«Бесплатное» использование помещений

Это, пожалуй, одна из наиболее характерных ошибок, которую мы встречали в управленческом учете заведений – отсутствие коммерческой стоимости аренды помещений, когда они являются собственностью владельцев бизнеса.

Другими словами, не имея фактических начислений и оплаты расходов аренды собственного помещения для работы заведения, этот вид расходов не учитывается для расчетов эффективности работы проекта и условно завышает его показатели доходности.

Для возможности реалистических расчетов ресторанного бизнеса (как и любого другого), он должен эффективно работать в обычных рыночных условиях. Соответственно для работы проекта даже в собственном помещении, все равно должна быть начислена и учитываться «условная» арендная плата, которая должна влиять на расчет прибыли и прибыльности проекта.

Ресурсы без учета их стоимости

Также, достаточно распространена ситуация, когда у владельца ресторана или кафе есть еще один или несколько работающих бизнесов и он без дополнительной оплаты использует «сторонние» ресурсы в проекте.

Чаще всего – это специалисты (бухгалтеры, хозяйственники, охранники, водители и прочие), работающие на «основной» бизнес владельца и как «общественную нагрузку» принимают участие в сопровождении ресторанного проекта. Также это может быть безвозмездный «транспортный» или другой «внешний» ресурс.

Как и для предыдущего случая – «безвозмездных» ресурсов не бывает и их «искусственное» создание, также не дает рыночного отражения фактических затрат проекта и соответственно его доходности.

Использование стоимости закупки сырья вместо себестоимости продаж

В последнее время, уже не очень характерна и ни так часто встречается как раньше, но тем не менее, существенная ошибка в организации учета, которая обычно возникала за счет неиспользования, или некорректного использования учетных программ.

«Базовым» аргументом было – «мы примерно, закупаем каждый месяц на одинаковую сумму сырья и не используем отсрочку платежей». Но, несмотря на примерно схожие суммы закупки сырья, его себестоимость всегда будет отличаться и это будет оказывать непосредственное влияние на доход с продажи.

Соответственно, имея некорректный расчет третьей части всех расходов проекта, погрешность расчета прибыльности будет иметь существенную погрешность.

Всегда для расчета себестоимости продаж должна использоваться расчетная калькуляционная себестоимость блюд и полуфабрикатов, которая и будет формировать фудкост работы заведения.

Также, мы не рекомендуем использовать какие-либо дополнительные «доначисления» к себестоимости (стоимость доставки, специфическую упаковку, какие-то коммунальные услуги и т.д.), что соответственно будет отражать нерыночную (фактическую) стоимость сырья. Себестоимость – отдельно, дополнительные затраты – так же, отдельно.

Учет дополнительных затрат к себестоимости может быть целесообразным, только как коммерческая оценка «каналов поставки» и «себестоимости производства», и может отражать общую целесообразность поставки и производства этой продукции в проекте.

Где деньги?

Интересная и достаточно характерная ситуация – по расчетам отчета о финансовых результатах, заведение получило прибыль, но не может её технически выплатить владельцу по его желанию в определенный календарный срок.

Обычно, после закрытия месяца и подготовки финансовых результатов, происходят выплаты для собственников – прибыли проекта. И все было бы хорошо (есть прибыль и её возможно получить), если бы эти платежи были синхронизированы со всеми другими выплатами и календарным графиком. К сожалению, это происходит не всегда.

Непонимание этого вопроса может привести к «внутреннему напряжению» (где мои деньги?) и нарушить нормальное функционирование проекта.

В соответствии с этим, обязательно должен быть составлен и подготовлен ежемесячный план-график проведения общих платежей с акцентами на обязательные выплаты и их календарные границы (коммунальные платежи, налоги, сервисные услуги и другие). Далее, учитывая график поступлений заведения, определить возможные даты проведения «внутренних» расчетов и расчетов с поставщиками.

Кроме того, должны быть учтены все фактические «активы» проекта, которые могут быть в конце учетного периода – денежные средства, товарные остатки, задолженность со стороны клиентов/партнеров (службы доставки и другие) и влиять на возможность расчетов. Прибыль может быть распределена между деньгами, товарами и задолженностью, и необязательно (чаще наоборот) сосредоточена в остатках денег.

Поэтому, эффективная настройка управления оборотом денежных средств, является очень важным процессом в управлении и учете.

Это выборочный перечень «нюансов», на которых мы хотели бы остановиться на этот раз.

Продолжение следует.

Удачи Вам и лояльных гостей.

Всем нам мирного неба в Украине!