Ведення прибуткового закладу передбачає жонглювання багатьма рішеннями та пріоритетами. Облік використання інгредієнтів, розуміння собівартості страв та напоїв, ведення точної інвентаризації та порівняння запасів з планами – є ключовими факторами для управління вашими прибутками та збитками.

В ідеальному світі, ви б щотижня переглядали кожен пункт у кожному рецепті. Але давайте подивимося правді в очі – більшість із нас має обмаль часу та персоналу, поєднуючи безліч завдань, щоб забезпечити якісне обслуговування гостей. Не дивно, що управління запасами може зникнути зі списку справ. Отже, ось кілька корисних порад щодо управління запасами в ресторані чи кафе на 2025 рік.

Закладіть основу

По-перше, зосередьтеся на способі мислення. Собівартість страви в меню дає вам певну цифру, але це не фактична вартість. Спосіб приготування рецептури, порціонування і навіть крадіжки персоналу можуть вплинути на відповідні варіації собівартості.

Ось чому регулярна інвентаризація є критично важливою. Не лише час від часу, а як постійна звичка (навіть у тижні, коли у вас обмаль часу). Уявіть собі кращі витрати на продукти харчування, менше відходів та більшу ефективність. У цьому сила хорошої інвентаризації.

Визначте частоту

Більшість із нас чистить зуби щодня за звичкою (якщо ні, то без осуду… приблизно). Є багато речей, які ми робимо щотижня, не замислюючись, тож зробіть інвентаризацію однією з них.

Хоча деякі підприємства можливо можуть обходитися квартальними запасами, ресторани та кафе – точно, не можуть. Ми працюємо з швидкопсувними товарами за короткими циклами замовлень, тому щотижнева (або принаймні щомісячна) інвентаризація є обов’язковою.

Сувора звичка дотримання нормування запасів – один із найкращих способів уникнути операційних проблем, які негативно впливають на прибутковість.

Хвилюєтеся, що це буде забагато роботи? Вам, зазвичай, не потрібно проводити повну інвентаризацію щотижня. Це може збільшити витрати на оплату праці та порушити робочі процеси. Почніть з щомісячних інвентаризацій, а потім додайте щотижневі часткові перевірки ключових інгредієнтів, щоб виробити звичку.

Звузьте свій фокус

Обмаль часу? Спробуйте цей підхід для свого закладу: швидко підрахуйте п’ять найдорожчих товарів, перш ніж робити замовлення. Цей простий крок допомагає зменшити кількість відходів, максимізувати прибуток і знизити витрати на сировину.

Не знаєте, з чого почати? Зосередьтеся на інгредієнтах з високою або змінною вартістю, низькою або непостійною логістикою поставки або швидкопсувними продуктами, такими як омари, свіже м’ясо або сезонні, делікатні продукти. Також слідкуйте за дорогими товарами, які схильні до надмірного порціонування або крадіжки, та предметами першої необхідності у великих обсягах.

Щойно ви визначите ці ключові товари, відстежуйте їх наявність на складі щоразу, коли замовляєте. Навіть регулярний моніторинг лише кількох товарів може виявити тенденції у використанні та витратах, а також надихнути вас додати більше до свого розпорядку дня.

Використовуючи автоматизовану систему управління закладом, робить цей процес ще простішим, дозволяючи створювати інвентаризацію, порівнювати теоретичне та фактичне використання, а також знаходити способи скорочення витрат і підвищення ефективності.

Відстежуйте та класифікуйте з розумінням нюансів

Під час налаштування інвентаризаційних аркушів на основі накладних та калькуляцій зверніть увагу на програмне забезпечення для автоматизації. Гарна система керування ресурсами отримує дані безпосередньо з первинних документів та реєстрів для створення налаштовуваних інвентаризаційних аркушів з можливістю їхнього редагування та сортирування.

Реєстр має класифікувати товари за групами сировини, а не за постачальниками, що спрощує ведення таблиць та усуває необхідність ручного оновлення цін. За допомогою правильного інструменту ви можете налаштувати показники відповідно до того, як ваша команда проводить інвентаризацію, або створити окремі таблиці для різних підрозділів, таких як склад чи бар.

Позбудьтеся та керуйте відходами

Збільшення частоти інвентаризації допомагає запобігти надмірному замовленню, що призводить до зменшення відходів та скорочення часу, витраченого на організацію вашого замовлення.

Замість сортування та зберігання, призначте лінійних кухарів або старших змін чи процесів для інвентаризації кожної цеху та замовлення. Створіть журнал обліку відходів (або використовуйте систему управління запасами) для відстеження відходів. Чим більше ви контролюєте, тим легше виявляти проблеми з рецептами та використанням, що дозволить вам коригувати замовлення та покращувати підзвітність на кожному процесі.

Порівняйте теоретичну та фактичну різницю залишків

Правильна система управління ресурсами може допомогти вам краще керувати використанням продукту, порівнюючи фактичне та теоретичне використання, а також отримуватиме детальні дані про продажі з вашого POS-терміналу, оброблятиме первинні документи та включатиме інструменти для відстеження калькуляцій та обертаємості запасів.

Щоб розрахувати теоретичне та фактичне використання, вам знадобляться початкові та кінцеві запаси за період (відстеження відходів є ключовим) та інформація про отримані замовлення. Використовуйте цю формулу: початкові запаси + вхідні замовлення – кінцеві запаси = фактичне використання. Якщо це значення не відповідає даним продажів з певною прийнятною похибкою у відсотках, настав час вирішити проблему управління запасами. 

Облік запасів у барі

Раніше облік запасів алкогольних напоїв виглядав як суцільна здогадка та варіація від зміни до зміни. Тепер це має бути по іншому. Завдяки розумним системам управління запасами, таким як “розумні ваги”, облік запасів алкогольних напоїв здійснюється простіше та швидше.

Використовуючи “розумні ваги” для сканування штрих-кодів і швидкого зважування кожної пляшки – можливо значно прискорити процеси обліку. Звідти ви можете легко синхронізувати дані з рештою своїх запасів і закупівель. Ваги повинні мати значення ваги порожніх пляшок, і ви можете йти в будь-якому порядку, щоб не було затримок у барі під час пікового сезону.

Довіра до точності ваших даних – це все, і реальність така, що оцінка на око – це не точне мистецтво.

Зробіть це швидким та автоматичним

Ведення обліку товарів і цін у складських аркушах може зайняти багато часу. За допомогою правильної системи управління запасами, сировина та закупівельні ціни мають автоматично оновлюються у ваших реєстрах інвентаризації і ви можете бачити необхідну динаміку значення запасів для відстеження тенденцій.

Злом коду інвентаризації

Немає швидкого рішення для ідеального підрахунку запасів та управління витратами на продукти і сировину. Але завдяки цим доцільним практикам управління запасами, а також тому, щойно ви зрозумієте своє фактичне використання та оборотність, зможете усунути надмірні замовлення та оптимізуєте витрати на продукти. Ви будете ближче до досягнення ідеальних показників собівартості продукції та знайдете оптимальну середню маржу для свого ресторану чи кафе.