СТАТТІ І АНАЛІТИКА

Найкращі системи обліку для ресторанів і кафе у 2025 році

Найкращі програмні рішення, які можуть підійти для організації комплексного обліку та керування для HoReCa-закладів в Україні: від кав’ярень і локальних кафе до повноформатних ресторанів і мережевих закладів у 2025 році.

Для організації обліку та контролю, ефективного керуванню та розвитку будь-якого закладу, необхідно використовувати сучасну облікову систему. Деякі найкращі з облікових систем, які домінують у 2025 році для Вас у цьому огляді.

Syrve (iiko)

Цей програмний комплекс – є рішенням, спеціалізованим до використання у закладах громадського харчування, служб доставки та з можливостями поєднання кільком форматів в одному, та корпоративними можливостями керування мережі. В Україні представлена кількома дилерами – “Кнайпа” (Львів) та “Смарт-кафе” (Одеса).

Основні можливості:

  • Технологічне керування та облік – автоматизація рецептур і списання, з використанням калькуляційних карток, списання та інвентаризація, контроль залишків у реальному часі.
  • Насичений за функціоналом та аналітикою “бек-офіс” із різноманітними модулями керування бізнес-процесами, рухом, плануванням та обліком коштів, керування меню, персонал та система керування лояльністю.
  • Інтеграції з основними службами доставки, деталізована і гнучка у налавшутваннях аналітика, автоматичні оновлення даних (частково в хмарі) та резервні копії. Інтеграція з ППРО.
  • Навчальний центр та курси (платні). Можливості використання товарного та фінансового обліку на аутсорсі (від 18 тис.грн. на місяць).

Ціни: На сайті дилера “Смарт-кафе” наявні три діючих тарифи: Start, Pro та Enterprise. Вартість тарифів від 1202 грн. до 2789 грн. на міс. (ціна вказана з урахування 50%-ї знижки, яка надається на період воєнного стану).

Обмеження та деякі “складності”:

  • Каса працює тільки під ОС Windows – що, достатньо характерно для усіх “не нових” рішень, які раніши розроблялись та розвивалися саме під “вінду”.
  • Частина додаткових модулів або інтеграції можуть не входити в базовий тариф і вимагати окремої плати.
  • Тільки один ППРО (скоріше за усе Партнер) Chek Box.
  • Достатньо “важкий” інтерфейс “беку”, який буде вимагати детального вивчення та налаштування, що викликає певний негатив у “новачків”.
  • Платна клієнтська підтримка.
  • Ризики використання софту з “російським корінням”.

Poster

Українська хмарна POS-система для закладів різних форматів та корпоративних клієнтів. За рахунок більш сучасної розробки система (система розроблялась біля 12 років тому), вона може працювати й під Android та IOS на телефоні, планшеті та інших пристроях. За рахунок активного розвитку, цей продукт став однією з найпопулярніших систем у своєму сегменті в Україні, особливо для нових та молодих користувачів.

Основні можливості:

  • Комплексний технологічний облік – склад й інвентаризації, загальний рух сировини у продажах за калькуляціними картами, акти переробок, повідомлення про низькі залишки та т.і.
  • AI Assistant – доданок на базі штучного інтелекту для автоматичного завантаження банківських виписок та товарних накладних у програму (платні).
  • Власний ПРРО та каса, функціонал “мобільний офіціант” (за додаткову плату).
  • Доставка та самовивіз – інтеграції зі службами доставки і агрегаторами замовлень.
  • Аналітичні й фінансових звітів: звіти P&L, cashflow, імпорт банківських виписок, контроль змін.
  • Клієнтська підтримка 24/7 що входить у вартість передплати, підтримка мереж та масштабування: централізоване управління меню та даними мереж через модуль Poster Connect.
  • Широка навчальна база.
  • Простий та сучасний інтерфейс, адаптований під користувачів смартфонов та планшетів.

Ціни, також, залежать від тарифного плану – Starter, Mini, Business, Pro й складають від 540 грн. до 2160 грн. на місяць, при оплаті за рік. Додаткові модулі: “мобільний офіціант” (1080 грн./міс. за три офіціанти), Poster QR (280 грн./міс.), Poster Connect (200 грн./міс.), P&L (400 грн./міс.), ПРРО (200 грн./міс.) та інші) оплачуються окремо та щомісяця.

Обмеження та “нюанси”:

  • Обмежена підтримка сторонніх програм, де потрібні кастомні адаптації.
  • Немає можливості будь-яких змін “на замовлення” інтерфейсу каси та звітів. Обмежений та кінцевий склад аналітичної звітності – без можливості налаштування “під заклад”.
  • Фактично, навіть для не дуже великого закладу, потрібно використовувати “дорогі” тарифи – за рахунок “критичного” обмеження кількості товарів та тех.карток – 100 та 300 шт., дуже мало для закладу.
  • Аналогічна ситуація з формуванням “кінцевої” вартості використання – за рахунок додаткових модулів, вартість може зрости більше ніж на 50% від тарифу. Що, буде достатньо “боляче” для “початкових” тарифів.

ULTRA

Компанія-розробник спеціалізованого програмного забезпечення для багатьох галузей (рітейл, послуги та інші) й сфери громадського харчування. Працює на ринку більш ніж 20 років.

Ключові можливості:

  • Комплексне технологічне управління: рецептури та склад, списання інгредієнтів, контроль витрат, загальний товарний облік.
  • Бек-офіс з широкою аналітикою, правами доступу, керуванням меню та інше.
  • Підтримка мережевих структур, можливість масштабування та централізованого управління.
  • Система “мобільний офіціант”.
  • Система “монітор на кухню”, як альтернатива класичним принтерам “зустрічного друку” замовлень.

Ціни залежать від типів підписки. Хмарна підписка для ресторанів ULTRA Cloud вартуватиме від 799 грн. до 1499 грн. на місяць.

Обмеження та “нюанси”:

  • Немає відкритої навчальної бази для користувачів.
  • Багато обмежень, або взагалі відсутні сторонні інтеграції та модуль для роботи з мережевими закладами.

R-keeper

R-keeper – система автоматизації для ресторанного бізнесу, торгова марка, яка належить компанії UCS. Ця система, напевно, вже стала синонімом для усіх POS-систем у використанні фахівців 35+ років й цей продукт, у свій час, прийшов на заміну багатьом застарілим рішенням у багатьох закладах. Система, у першу чергу, орієнтована на ресторани та мережі з відповідним навантаженням та потребами у функціоналі. Суттєвий нюанс – цей продукт був створений і надалі розвивається та підтримується у Росії.

Основні можливості системи:

  • Окремі модулі фронт-офісу (R-Keeper) з касою і широким функціоналом продажів й бек-офісна частина (StoreHouse) з технологічним та складським обліком, меню, персонал та аналітична звітність.
  • Непоганий функціонал підтримки управління мережєю: централізоване адміністрування точок, синхронізація даних.
  • Якісна та стабільна робота системи у офлайн-режимі із власною системою резервування даних, стійка робота системи.
  • За рахунок тривалої роботи – максимально наявні функціональні інтеграції з службами доставки, ПРРО, маркетинг та багато іншого. Функціонал “моільний офіціант” та “термінал на кухню”.

Ціни. Компанія використовує модель ліцензійної покупки: програму потрібно купити й сплатити одноразово – 29 500 грн, без щомісячних платежів. У цьому є свої як “плюси” (щомісячне навантаження на бюджет знято), так й “мінуси” (додаткова інвестиція при відкритті).

Обмеження та “нюанси”:

  • Закритий АРІ з власною системою бази даних – не дає можливостей до сторонньої модифікації.
  • Достатньо високі вимоги до базового обладнання (сервери, мережеві ресурси та т.і.) з достатнім “запасом”.
  • Ризики використання софту “російського походження”.

Skyservice

Skyservice – відносно нова система автоматизації з комплексним функціоналом, яка орієнтована на HoReCa та роздрібну торгівлю. Можлива у використання для малого та середнього бізнесу з можливостями керування мережею. Система, на цей час, є прямим конкурентом для Poster та шукає можливості ефективно конкурувати на ринку у цьому сегменті.

Ключові можливості продукту:

  • Класична адміністративна конфігурація з касою, ПРРО та модулем обліку складу й інвентаризації з контролем залишків.
  • Бекова частина із усіма налаштуваннями цін, користувачів та ті. Аналітична звітність та різні рівні доступу. Інструменти аналітики продажів за різними “зрізами”.
  • Цікаві можливості інтеграції з зовнішніми сервісами: ПРРО, банки, системи доставки та інші. Публічна “база знань” та технічна підтримка. Працює на різних операційних системах.

Ціни. Наявна щомісячна підписка на три рівні: Businessman (магазини, пекарні та маленькі заклади), Corporation (ресторани, бари та мережі закладів) та BigBoss (супермаркети, франчайзингові мережі та салоні краси). Вартість складає від 360 грн. до 900 грн. на місяць за одне касове місце.

Основні обмеження:

  • Звернення за телефоном працює тільки у робочі дні та часи: з понеділка по п’ятницю, з 09:00 до 18:00.
  • ПРРО не працює в режимі офлайн – що критично та може нести за собою проблеми з податковою.
  • Також, як й у Poster має суттєві обмеження для “початкових” тарифів на кількість товарів та калькуляційних карток.

Також, на ринку представлені ще кілька продуктів, які також можливо розглядати до автоматизації HoReCa-закладів, але вони значно менш представлені на ринку та мають достатньо функціональних “нюансів”. Деякі з цих програм:

  • Система Profit від компанії Profit Solutions, яка спеціалізується на розробці програмних продуктів, у тому рахунку й для HoReCa. Компанія працює на ринку більше 25 років та має багато реалізованих мережевих проєктів, одним з яких є забезпечення та супровід львівської мережі “Челентано”. Нажаль, розвиток продукту – доволі повільний та не зовсім відповідає вимогам ринку, застарілий інтерфейс та інші “нюанси” “не нових продуктів”.
  • PalmaBox Horeca – нова українська хмарна програма автоматизації закладів харчування та торгівлі. Також, має класичну функціональну “начинку” на інтеграції з зовнішніми система (ПРРО, банки, доставка, маркетинг). Наявна система “мобільний офіціант” та можливість використання власного смартфону. Має достатньо бюджетну вартість – від 6 до 20 доларів на місяць за одну касу з безкоштовною техпідтримкою. ПРРО додатково 150 грн./міс. Немає обмежень за кількістю товарів та ТК, що є плюс. Ще один, молодий конкурент для Poster.
  • SERVIO від компанії Expert Solution, також продукт “з досвідом”, який почав розвиватися в першу чергу для готелів, з 2009 року. Має достатньо великий спект продуктів та рішень, включаючи сферу гостинності. Хмарне рішення для ресторанів та кафе коштує від 1250 грн. на місяць та має класичний функціонал “фронт/бек” з різними інтеграціями. З цікавого – має власну реалізацію для модулів самообслуговування в закладах.
  • Kavapp – ще один “молодий” продукт – застосунок з хмарним рішенням, який має наміри: трохи “поділити” ринок у малому та середньому сегменті, з Poster. Аналогічний та “простіший” за наповненням функціонал та можливості. Ціни від 205 до 505 грн. на місяць за одну касу. Також, немає обмежень за кількістю товарів та ТК.

На що потрібно звернути увагу у процесі підготовки автоматизації закладу та виборі ПЗ:

  • Функціональність системи автоматизації: наявні операційні модулі, їх склад, функціональність та можливості до масштабування (обмеження). В першу чергу – це касса та ПРРО, технологічне керування (склад, карти, переміщення, прозорий рух сировини, інвентаризації, списання), фінансове керування та аналітика/звітність (забагато аналізу не буває), керування персоналом, меню та знижки, можливості автоматизації процесів. Обов’язкова можливість стійкої роботи у оф-лайн режимі та безпека зберення інформації (бази даних). Можливості керування кількома закладами та синхронізації їхньої інформації.
  • Обладнання: найкраще, щоб “апаратна частина” не мала значної кількості обмежень та працювала на усіх основних операційних системах та пристроях (ПК, планшет, смартфон). Також з можливостями використання різноманітного додаткового обладнання (POS-принтери та термінали, обладнання банків, сканери та т.і.). Якісна та стійка робота системи в он-лайн та офф-лайн режимах, сінхронізація даних, резервне копіювання.
  • Інтеграції та масштабування: цих можливостей має бути максимально багато, бажано щей з відкритими API й документацією. В першу чергу та критично є ПРРО, служби доставки та банківське обладнання. Буде не зайвим наявність маркетингових інтеграцій та систем лояльності.
  • Технічна підтримка та навчання: має бути обов’язково й у різних можливих каналах – телефон, месенджери, пошта. Часи роботи мають бути максимально сінхронізовані з роботою закладу. Наявність відкритої “бази знань”, уроків, юзер-буків та іншого для можливості самостійного навчання. Як відбувається та скільки коштує (буває зовсім недешево) впровадження, налаштування та навчання персоналу. Який обсяг навчання, склад, час та техніка процесу.
  • Вартість продукту: зазвичай, це навряд “комплект” у форматі “усе включене” й буде вимагати оплати окремих додаткових обов’язкових/необхідних модулів (ПРРО, банк, звіти, та т.і.) – тому, потрібно зробити розрахунок загальної вартості системи з використанням усіх тарифів. Враховуйте, що каса – це тільки одне робоче місце, й відповідно якщо у закладі їх планується кілька, то тариф буде вже більший, за кожне окреме “робоче місце”. Також, буде бонусом – можливість отримати знижку у разі оплати за 6/12 місяців та у форматі мережі.
  • Безпека: головне – це збереження інформації та можливість її відновлення у разі будь-яких збоїв роботи мережі або інших нюансів. Розуміння де саме зберігаються дані (у якій державі) й гарантії їх збереження, втрати/або доступу до конфеденційної інформації та т.і. Можливий постійний та без обмежень доступ до вланої службової інформації та її збереження. Розподіл адміністративного доступу та контроль.

У матеріалі розглядалися рішення, які можливо використовувати з урахуванням масштабування бізнесу, та можуть відповідати потребам закладів різного розміру, формату та напрямку, у тому рахунку й мережеві проєкти.

Надані дані отримані тільки із офіційних джерел – сайтів Власників бренду, діючи цінові пропозиції у 2025 році, практичний досвід та відгуки користувачів даних систем та інші матеріали з вільного доступу в інтернет.

Усі фото та відеоматеріали отримані з відкритих публічних джерел, представлені виключно в ознайомлювальних цілях та належать їх Власникам