Ведение прибыльного заведения предполагает жонглирование многими решениями и приоритетами. Учет использования ингредиентов, понимание себестоимости блюд и напитков, точная достоверная инвентаризация и сравнение запасов с плановыми остатками являются ключевыми факторами для управления вашими доходами и затратами.

В идеальном мире, вы бы еженедельно просматривали каждый пункт в каждом рецепте. Но давайте посмотрим правде в глаза – у большинства из нас недостаточно времени и персонала, сочетая множество задач, чтобы обеспечить качественное обслуживание гостей.

Неудивительно, что управление запасами может исчезнуть из списка дел. Итак, вот несколько полезных советов по управлению запасами в ресторане или кафе на 2025 год.

Заложите основу

Во-первых, сосредоточьтесь на образе мышления. Себестоимость блюда в меню дает вам определенную цифру, но это не фактическая стоимость. Способ приготовления — рецептура, порционирование и даже воровство персонала могут повлиять на соответствующие вариации себестоимости.

Вот почему регулярная инвентаризация критически важна. Не только время от времени, а как постоянная привычка (даже в тот период, когда у вас слишком мало времени). Представьте свой результат — лучшие расходы на закупку сырья, меньше отходов и большую эффективность производства. В этом и есть — результативность качественной и регулярной инвентаризации.

Определите частоту

Большинство из нас чистит зубы каждый день по привычке (если нет, то без проблем — каждому свое… это примерно). Есть много вещей, которые мы делаем еженедельно, не задумываясь, так что сделайте инвентаризацию одной из них.

Хотя некоторые предприятия могут обходиться квартальными оценками запасов, рестораны и кафе – точно, не могут. Мы работаем со скоропортящимися товарами, с короткими циклами заказов, поэтому еженедельная (или по крайней мере ежемесячная) инвентаризация — обязательна.

Строгая привычка соблюдения нормирования запасов – один из лучших способов избежать операционных проблем, негативно влияющих на прибыльность.

Волнуетесь, что это будет слишком много работы? Вам, как правило, не нужно проводить полную инвентаризацию еженедельно. Это может увеличить затраты на оплату труда и нарушить рабочие процессы. Начните с ежемесячных инвентаризаций, а затем добавьте еженедельные частичные проверки ключевых ингредиентов, чтобы выработать привычку и наладить этот бизнес-процесс.

Уменьшите свой фокус

Мало времени? Попробуйте тогда данный подход для своего заведения: быстро подсчитайте пять самых дорогих товаров, прежде чем делать заказ. Этот обычный шаг помогает уменьшить количество отходов, увеличить прибыльность и сократить расходы на сырье.

Не знаете, с чего начать? Сосредоточьтесь на ингредиентах с высокой или переменной стоимостью, низкой или непостоянной логистикой поставки или скоропортящимися продуктами, такими как морепродукты, свежее мясо или сезонные, деликатные продукты. Также следите за дорогими товарами, которые подвержены чрезмерному порционированию или краже, и предметам первой необходимости, рассходуемых в больших объемах.

Как только вы определите эти ключевые товары, отслеживайте их наличие на складе всякий раз, когда заказываете. Даже регулярный мониторинг нескольких товаров может выявить тенденции в потреблении и затратах, а также вдохновить вас добавить больше в свой распорядок дня.

Использование автоматизированной системы управления заведением, делает этот процесс еще более простым, позволяя создавать инвентаризацию, сравнивать теоретическое и фактическое потребление, а также находить способы сокращения расходов и повышения эффективности.

Отслеживайте и классифицируйте с пониманием нюансов

При настройке инвентаризационных реестров на основе накладных и калькуляций обратите внимание на программное обеспечение автоматизации. Хорошая система управления получает данные из первичных документов и реестров для создания настраиваемых инвентаризационных ведомостей с возможностью их редактирования и сортировки.

Реестр должен классифицировать товары по группам сырья, а не поставщикам, что упрощает ведение таблиц и устраняет необходимость ручного обновления цен. С помощью правильного инструмента вы можете настроить показатели в соответствии с тем, как ваша команда производит инвентаризацию, или создать отдельные таблицы для различных подразделений, таких как склад или бар.

Минимизируйте и управляйте отходами

Увеличение частоты инвентаризации помогает предотвратить чрезмерные заказы, что приводит к уменьшению порчи и сокращению времени, затраченного на организацию вашего заказа.

Вместо сортировки и хранения назначьте линейных поваров или старших смены или процессов для инвентаризации каждого из цехов. Создайте журнал учета отходов (или используйте систему управления запасами) для их отслеживания и контроля. Чем больше вы контролируете, тем легче обнаруживать проблемы с рецептами и использованием, что позволит вам корректировать заказ и улучшать подотчетность на каждом процессе.

Сравните теоретическую и фактическую разницу остатков

Правильная система управления ресурсами поможет вам лучше управлять использованием сырья, сравнивая фактическое и теоретическое потребление, а также получать подробные данные о продажах с вашего POS-терминала, обрабатывать первичные документы и включать инструменты для отслеживания калькуляций и оборачиваемости запасов.

Чтобы рассчитать теоретическое и фактическое использование, вам понадобятся начальные и конечные запасы за период (отслеживание отходов является ключевым) и информация о полученных заказах. Используйте эту формулу: начальные запасы + входные заказы – конечные запасы = фактическое использование. Если это значение не соответствует данным продажам с определенной приемлемой погрешностью в процентах, пора начать разбираться с ситуацией по управлению запасами.

Учет запасов в баре

Ранее учет запасов алкогольных напитков выглядел сплошной догадкой и вариацией от смены к смене. Теперь это должно быть иначе. Благодаря разумным системам управления запасами, таким как «умные весы», проверка запасов алкогольных напитков осуществляется проще и быстрее.

Используя «умные весы» для сканирования штрихкодов и быстрого взвешивания каждой бутылки — можно значительно ускорить процессы учета. Оттуда вы можете легко синхронизировать данные с остальными запасами и закупками. Весы должны иметь значение веса пустых бутылок, и вы сможете делать проверку в любом порядке, чтобы не было задержек в баре во время «пикового» обслуживания.

Доверие к точности ваших данных – это все, и реальность такова, что оценка на глаз – это не точное искусство.

Сделайте это быстрым и автоматическим

Ведение учета товаров и цен в складских ведомостях может занять много времени. С помощью правильной системы управления запасами, сырье и закупочные цены автоматически обновляются в ваших реестрах инвентаризации и вы можете видеть необходимую динамику значения запасов для отслеживания тенденций.

Взлом кода инвентаризации

Нет быстрого решения для идеального подсчета запасов и управления расходами на продукты и сырье. Но благодаря этим целесообразным практическим действиям управления запасами, а также, когда вы поймете свое фактическое потребление и оборачиваемость — сможете устранить чрезмерные поставки и оптимизировать затраты на продукты.

Вы будете ближе к достижению идеальных показателей себестоимости и найдете оптимальную среднюю маржу для своего ресторана или кафе.