Для ресторана или кафе правильно рассчитана себестоимость блюда – не просто цифра в технологической карте, это отправная точка для ценообразования, контроля food cost, оценки маржинальности меню и поиска сокращения операционных затрат.

Проблема в том, что даже абсолютно точная калькуляция имеет очень короткий «срок годности». Поставщик изменил цену на мясо, подорожало масло, изменился вес упаковки сыра, выросла закупочная стоимость овощей – и фактическая экономика сразу нескольких блюд уже отличается от той, которую заведение рассчитало еще несколько недель назад.

Поэтому необходимый подход к калькуляции состоит не столько в том, чтобы один раз правильно рассчитать себестоимость, сколько в том, чтобы создать систему, позволяющую постоянно поддерживать эти расчеты актуальными.

Что такое себестоимость блюда

В самом простом виде — это стоимость всех ингредиентов, необходимых для приготовления одной порции.

К примеру, если для блюда используются мясо, овощи, соус, специи и масло, нужно определить стоимость фактически использованного количества каждого ингредиента и сложить полученные значения.

Но профессиональная калькуляция гораздо сложнее.

Необходимо учитывать фактический выход продукта после его подготовки: очистку и термическую обработку, технологические потери, полуфабрикаты собственного производства, соусы, гарниры, декор и другие составляющие.

Если заведение хочет видеть более общую экономику блюда, к продуктовому food cost могут добавляться прямые расходы на упаковку, а в некоторых отдельных моделях даже часть затрат на производство или стоимость работы персонала.

В результате заведение получает базовый показатель, с которым можно сравнивать фактические результаты.

Например:

• цена готового блюда – 320 грн;
• расчетная продуктовая себестоимость – 96 грн;
• расчетный теоретический food cost – 30%;
• валовой маржинальный доход до учета других расходов – 224 грн.

Само слово «теоретический» здесь принципиально. Расчет показывает, сколько блюдо должно стоить заведению при соблюдении рецептуры, нормативного выхода и актуальных закупочных цен.

В реальности итог может быть другим.

Почему «ручная» калькуляция перестает работать

Использование Excel или других электронных таблиц не является проблемой. Для небольшого заведения электронная таблица может оставаться полностью рабочим инструментом.

Проблемы начинаются тогда, когда данных становится много.

Представим заведение с 70 позициями меню и несколькими сотнями ингредиентов и полуфабрикатов. Один и тот же продукт может использоваться в десяти, двадцати или даже тридцати блюдах.

Поставщик повысил его цену на 15%. Формально заведению нужно найти все калькуляции, где используется этот продукт, обновить данные и заново оценить экономику каждой позиции.

И если таких изменений за месяц — десятки, ручная система неизбежно начинает «отставать от реальности».

Возникает опасная ситуация: технологические карты существуют, калькуляции заполнены, показатели food cost известны – но заведение фактически работает уже с другой себестоимостью.

Основной принцип автоматизации

Задача автоматизации не просто в том, чтобы быстрее выполнять математические операции.

Главный принцип – создать взаимосвязанную систему данных:

поставщик → товар → закупочная цена → ингредиент → полуфабрикат → рецепт → порция → продажная цена → маржинальность.

Тогда изменение одного параметра автоматически влияет на все зависимые показатели.

К примеру, ресторан или кафе закупает сливки, которые используются в пяти соусах. Эти соусы, в свою очередь, входят в состав двенадцати других блюд.

Если закупочная цена сливок меняется, система должна перечислить не только их стоимость, но и себестоимость пяти полуфабрикатов и двенадцати готовых блюд. Соответственно появляется возможность своевременного контроля изменений в доходе и принятие необходимых решений и изменений.

Именно в этом принципиальная разница между статической калькуляцией и динамической моделью управления себестоимостью.

Как построить такую ​​систему

Первый уровень – единая база ингредиентов.

Для каждого продукта необходимо иметь закупочную единицу измерения, цену, вес или объем упаковки, поставщика, коэффициенты технологических потерь и фактическую стоимость используемой в рецептуре единицы.

Особенно важно стандартизировать единицы измерения. Ресторан может покупать продукт коробками или упаковками, получать его в килограммах и использовать в рецептуре в граммах.

Второй уровень – полуфабрикаты.

Соусы, бульоны, тесто, кремы, заготовки и другие компоненты собственного производства должны иметь отдельные калькуляции. Их себестоимость затем автоматически переносится в блюда, где они используются.

Третий уровень – рецептуры.

Каждая позиция в меню должна быть связана с конкретными ингредиентами и полуфабрикатами. Если изменяется их стоимость, должна изменяться и себестоимость готового блюда.

Четвертый уровень – продажи.

Именно здесь калькуляция превращается в управленческий инструмент. Ресторан видит не только процент food cost отдельного блюда, но и то сколько порций реально продается и какой маржинальный доход генерирует позиция.

Food cost сам по себе мало о чем говорит

Одна из самых распространенных ошибок – оценивать блюда исключительно по проценту food cost.

Рассмотрим два условных примера.

Блюдо А продается за 200 грн. и имеет себестоимость 50 грн. Food cost – 25%, маржинальный доход – 150 грн.

Блюдо Б продается за 500 грн. при себестоимости 175 грн. Food cost – 35%, но маржинальный доход составляет 325 грн.

Если смотреть только на food cost, первая позиция выглядит более привлекательной. Но каждая продажа второй позиции оставляет заведению гораздо большую сумму дохода для покрытия прочих расходов и формирования прибыли.

Именно поэтому анализ меню должен одновременно учитывать, по меньшей мере, три параметра: себестоимость, маржинальный доход и количество продаж. И уже дальше, после этого – оценки влияния отдельных позиций на формирование прямых затрат: персонал, использование оборудования и коммунальные ресурсы, внутренняя логистика (поставка, хранение, потери, оборотность) и другие.

Как определить и найти проблемные позиции в меню

После сбора, подготовки и анализа данных о себестоимости и продажах можно переходить к menu engineering.

В классическом подходе блюда оценивают по двум основным параметрам – популярности (количество продаж) и маржинальности.

В результате меню условно можно разделить на четыре группы:
– популярные и прибыльные позиции;
– популярные, но с невысокой маржой;
– высокодоходные, но недостаточно популярные;
– позиции с низкой популярностью и слабой маржинальностью.

Однако самая классификация ничего не решает. Важно понять, что делать с полученными данными.

Для популярного блюда с недостаточной маржой для оптимизации можно пересмотреть рецептуру, размер порции, условия закупки или цену продажи.

Высокомаржинальная, но непопулярная позиция может потребовать альтернативного расположения в меню (другого позиционирования), нового названия, более активной работы официантов или смены презентации.

А блюдо, одновременно продающееся плохо и практически не приносящее маржинального дохода, становится очевидным кандидатом на его пересмотр или вывод из меню.

Важно отслеживать не только текущую себестоимость, но и ее изменение

Полезный управленческий показатель – динамика себестоимости.

Допустим, блюдо три месяца назад стоило ресторану 112 грн, месяц назад – 121 грн, а сейчас – 134 грн.

Сам показатель – 134 грн. может ничего не сказать менеджеру. Но информация о том, что себестоимость за три месяца выросла почти на 20%, уже требует внимания.

Особенно полезными становятся автоматические «пороговые» контрольные сообщения.

К примеру, автоматизированная учетная система может сигнализировать, если себестоимость позиции возросла более чем на 5%, food cost превысил установленный норматив или маржинальный доход снизился ниже определенного уровня.

Соответственно, менеджеру не нужно каждый день просматривать десятки или сотни калькуляций. Он прежде всего работает с «исключениями» – позициями, где произошли существенные изменения и требуют внимания и контроля.

Теоретический и фактический food cost – не одно и то же

Даже идеальная система калькуляции не гарантирует, что фактический расход ресторана будет соответствовать расчетным.

Если по рецептам ресторан за месяц должен был использовать продуктов на 300 тыс. грн, а фактическое использование составило 340 тыс. грн, возникает отклонение в 40 тыс. грн.

И это уже совсем другая управленческая задача.

Причины могут быть разные: перерасход продуктов, неправильное порционирование, отходы, порча, ошибки во время инвентаризации, незарегистрированные списания, не учтены комплименты гостям, ошибки в технологических картах или другие операционные потери.

Условно это можно представить следующим образом:

теоретическое потребление = количество проданных блюд × нормативное количество ингредиентов;

фактическое потребление = начальный остаток + поступление – конечный остаток;

отклонение = фактическое потребление – теоретическое потребление.

Именно анализ этого отклонения помогает понять, находится ли проблема в закупочных ценах и рецептурах, или уже непосредственно в производственных процессах и технологии.

Что делать, если маржинальность падает

Повышение цены для гостя – далеко не единственный вариант.

Перед этим следует проверить закупочную цену ключевых составляющих, рассмотреть альтернативных поставщиков, рецептуру, выход продуктов, технологические потери и размер порции.

Иногда несколько дорогостоящих ингредиентов формируют основную часть себестоимости блюда. Небольшое изменение рецептуры может дать гораздо больший эффект, чем сокращение затрат на компоненты, доля которых в себестоимости минимальна.

Поэтому полезно проводить ABC-анализ ингредиентов – определять продукты, формирующие наибольшую часть закупочного бюджета или себестоимости конкретных блюд.

Таким образом, заведение получит четкую информацию – по ценам каких продуктов нужно следить в первую очередь и определять для себя соответствующие “красные линии” — показатели для контроля.

Какой уровень автоматизации требуется ресторану или кафе

Не каждому заведению необходима сложная ресторанная система ERP.

Небольшое кафе с коротким меню может организовать достаточно эффективный контроль даже с помощью правильно построенных электронных таблиц.

Для ресторана с большим меню важными являются автоматические зависимости между ингредиентами, полуфабрикатами и готовыми блюдами.

Для сети заведений добавляется еще один уровень сложности: разные поставщики, закупочные цены, регионы, рецептуры и цены продажи.

Поэтому вопрос должен звучать не «какую программу использовать?», а «какие данные должны быть связаны между собой и как быстро изменения должны отражаться в управленческой отчетности?».

Программное обеспечение – это уже подходящий инструмент реализации этой модели с разницей в функционале и удобстве использования. Конечно, цена/качество всегда должно быть в правильном балансе для использования.

Главный результат – не автоматическая калькуляция

Автоматизация позволяет экономить время на пересчетах, но это далеко не главное ее преимущество.

Гораздо важнее сократить время между возникновением проблемы и управленческим решением.

Если продукт подорожал сегодня, а заведение увидело последствия только в конце месяца, часть маржи уже утрачена и это, к сожалению, без возможности «откатить» ситуацию назад.

Если изменение закупочной цены сразу отражается в себестоимости всех связанных блюд, менеджер может быстро увидеть проблему и решить, что делать: договариваться с поставщиком, искать альтернативу, корректировать рецептуру, изменять порцию, повышать цену или вообще убирать позицию.

В этом и состоит важный подход к управлению себестоимостью меню.

Калькуляция перестает быть документом, создаваемым при запуске ресторана или обновлении меню. Она становится постоянно действующей моделью, связывающей закупки, склад, производство, рецептуры, продажи и финансовые показатели.

И чем быстрее заведение видит изменения в этой системе, тем меньше риска, чем популярное, на первый взгляд блюдо, на самом деле постепенно превращается в позицию, которая генерирует оборот, но почти не оставляет бизнесу прибыли.